- Objecte
Aquest protocol regula el procediment de recepció, gestió, anàlisi i resolució de les comunicacions o denúncies rebudes a través del Canal de Denúncies de be artsy.
La seva finalitat és garantir que qualsevol persona pugui comunicar, de manera segura i confidencial, possibles irregularitats, incompliments normatius, conductes contràries al Codi Ètic de l’entitat o situacions que puguin afectar la integritat, la transparència, el bon govern o la seguretat de les persones vinculades a l’organització.
- Àmbit d’aplicació
Aquest protocol s’aplica a les comunicacions presentades per persones associades, membres de la Junta Directiva, voluntariat, personal contractat, equip local, entitats col·laboradores, proveïdores, donants, persones participants en els projectes o qualsevol altra persona que tingui una relació directa o indirecta amb be artsy.
El canal es podrà utilitzar per comunicar, entre altres, els fets següents:
Possibles irregularitats econòmiques, comptables o administratives.
Ús indegut de fons, recursos o materials de l’entitat.
Conflictes d’interès no declarats.
Conductes contràries al Codi Ètic o als valors de be artsy.
Situacions d’assetjament, discriminació, abús de poder o tracte inadequat.
Riscos per a la protecció de nenes, dones o altres persones participants en els projectes.
Incompliments legals o normatius vinculats a l’activitat de l’entitat.
Qualsevol actuació que pugui afectar la transparència, la integritat o el bon govern de l’organització.
El Canal de Denúncies no substitueix altres canals ordinaris de comunicació de l’entitat per a consultes generals, suggeriments, sol·licituds d’informació o queixes no relacionades amb possibles irregularitats.
- Vies de comunicació
Les denúncies o comunicacions es podran presentar a través del canal següent:
Correu electrònic: canaldenuncias@beartsy.org
Aquest correu serà gestionat únicament per la persona responsable del Canal de Denúncies designada per la Junta Directiva i, si escau, per la persona suplent designada.
Les comunicacions es podran presentar de forma identificada o anònima mitjançant el formulari al peu de pàgina. En cas que la persona informant faciliti les seves dades de contacte, be artsy garantirà la confidencialitat de la seva identitat durant tot el procediment.
Si una persona vol fer la comunicació per una altra via o sol·licitar una reunió presencial, ho podrà demanar a través del mateix correu electrònic. L’entitat valorarà la forma més adequada d’atendre la sol·licitud, garantint sempre la confidencialitat i la protecció de les persones implicades.
- Contingut de la comunicació
Per facilitar la valoració dels fets, es recomana que la comunicació inclogui, sempre que sigui possible:
Descripció clara dels fets.
Data o període aproximat en què van ocórrer.
Lloc o projecte afectat.
Persones o àrees implicades, si es coneixen.
Documentació o proves disponibles.
Dades de contacte, si la persona vol rebre comunicacions sobre el procediment.
La manca d’alguna d’aquestes dades no impedirà la recepció de la denúncia, sempre que hi hagi elements suficients per fer una valoració inicial.
- Persona responsable del canal
La Junta Directiva de be artsy designarà una persona responsable del Canal de Denúncies i, quan sigui possible, una persona suplent.
La persona responsable haurà d’actuar amb independència, confidencialitat, imparcialitat i absència de conflicte d’interès.
Si la denúncia afecta la persona responsable del canal, la Presidència o qualsevol membre de la Junta Directiva, la comunicació serà gestionada per una altra persona de la Junta no implicada o, si fos necessari, per una persona externa designada per garantir la imparcialitat del procediment.
- Recepció i justificant de recepció
Un cop rebuda la comunicació, es registrarà de manera confidencial i s’assignarà un número d’expedient intern.
Quan la persona informant hagi facilitat un mitjà de contacte, be artsy enviarà un justificant de recepció en un termini màxim de 7 dies naturals des de la recepció de la denúncia, llevat que això pugui comprometre la confidencialitat de la comunicació.
- Anàlisi inicial
La persona responsable del canal farà una valoració inicial per determinar si els fets comunicats entren dins l’àmbit d’aquest protocol.
Després d’aquesta revisió, la denúncia podrà ser:
Admesa a tràmit, si hi ha indicis suficients per iniciar una revisió interna.
Arxivada, si els fets no tenen fonament, no tenen relació amb l’activitat de be artsy o no constitueixen una possible irregularitat.
Derivada a un altre canal intern, si es tracta d’una consulta, suggeriment o queixa ordinària.
Traslladada a les autoritats competents, si els fets poguessin ser constitutius de delicte o requerir intervenció externa.
Sempre que sigui possible, s’informarà la persona comunicant sobre l’admissió, l’arxivament o la derivació de la denúncia.
- Investigació interna
Quan la denúncia sigui admesa a tràmit, s’obrirà una fase de revisió interna per aclarir els fets.
Durant aquesta fase, be artsy podrà:
Sol·licitar informació addicional a la persona informant.
Revisar documentació interna.
Entrevistar persones relacionades amb els fets.
Sol·licitar suport extern quan la naturalesa del cas ho requereixi.
Adoptar mesures preventives per protegir les persones afectades o preservar la integritat del procés.
La investigació es durà a terme respectant la presumpció d’innocència, el dret de defensa, la confidencialitat i la protecció de totes les persones implicades.
- Resolució
Finalitzada la revisió, la persona responsable del canal elaborarà una proposta de resolució que podrà incloure:
Arxivament de l’expedient.
Adopció de mesures correctores internes.
Revisió de procediments o protocols.
Comunicació a la Junta Directiva.
Trasllat a les autoritats competents, si escau.
Qualsevol altra mesura proporcionada a la gravetat dels fets.
El termini màxim per finalitzar el procediment serà de 3 mesos des de la recepció de la denúncia o des del justificant de recepció. En casos especialment complexos, aquest termini es podrà ampliar de manera justificada.
- Confidencialitat i protecció de la persona informant
be artsy garantirà la confidencialitat de la identitat de la persona informant, de les persones afectades i de qualsevol tercera persona esmentada en la comunicació.
La informació rebuda només serà accessible per a les persones estrictament necessàries per a la tramitació de l’expedient.
be artsy no tolerarà cap tipus de represàlia, amenaça, tracte desfavorable o conseqüència negativa contra una persona que hagi presentat una denúncia de bona fe.
- Protecció de dades personals
Les dades personals tractades en el marc del Canal de Denúncies s’utilitzaran exclusivament per a la recepció, anàlisi, investigació i resolució de les comunicacions rebudes.
be artsy aplicarà les mesures necessàries per garantir la seguretat, la confidencialitat i l’accés restringit a la informació.
Les dades es conservaran únicament durant el temps necessari per tramitar la denúncia i complir les obligacions legals aplicables.
- Denúncies de mala fe
El canal s’ha d’utilitzar de manera responsable. Les denúncies fetes de mala fe, amb coneixement de la seva falsedat o amb la finalitat de perjudicar una altra persona, podran donar lloc a les mesures internes que corresponguin.
No es considerarà denúncia de mala fe aquella comunicació que, encara que no es pugui provar, hagi estat presentada amb una preocupació legítima i de manera honesta.
- Publicació i revisió del protocol
Aquest protocol estarà disponible a la pàgina web de be artsy, en un apartat visible i fàcilment accessible.
La Junta Directiva revisarà el protocol periòdicament i sempre que es produeixin canvis normatius, organitzatius o de funcionament que en facin necessària l’actualització.