- Objeto
El presente protocolo regula el procedimiento de recepción, gestión, análisis y resolución de las comunicaciones o denuncias recibidas a través del Canal de Denuncias de be artsy.
Su finalidad es garantizar que cualquier persona pueda comunicar, de forma segura y confidencial, posibles irregularidades, incumplimientos normativos, conductas contrarias al Código Ético de la entidad o situaciones que puedan afectar a la integridad, transparencia, buen gobierno o seguridad de las personas vinculadas a la organización.
- Ámbito de aplicación
Este protocolo se aplica a las comunicaciones presentadas por personas asociadas, miembros de la Junta Directiva, voluntariado, personal contratado, equipo local, entidades colaboradoras, proveedoras, donantes, personas participantes en los proyectos o cualquier otra persona que tenga relación directa o indirecta con be artsy.
El canal podrá utilizarse para comunicar, entre otros, los siguientes hechos:
- Posibles irregularidades económicas, contables o administrativas.
- Uso indebido de fondos, recursos o materiales de la entidad.
- Conflictos de interés no declarados.
- Conductas contrarias al Código Ético o a los valores de be artsy.
- Situaciones de acoso, discriminación, abuso de poder o trato inadecuado.
- Riesgos para la protección de niñas, mujeres u otras personas participantes en los proyectos.
- Incumplimientos legales o normativos vinculados a la actividad de la entidad.
- Cualquier actuación que pueda afectar a la transparencia, integridad o buen gobierno de la organización.
El Canal de Denuncias no sustituye otros canales ordinarios de comunicación de la entidad para consultas generales, sugerencias, solicitudes de información o quejas no relacionadas con posibles irregularidades.
- Vías de comunicación
Las denuncias o comunicaciones podrán presentarse a través del siguiente canal:
Correo electrónico: canaldenuncias@beartsy.org
Este correo será gestionado únicamente por la persona responsable del Canal de Denuncias designada por la Junta Directiva y, en su caso, por la persona suplente designada.
Las comunicaciones podrán presentarse de forma identificada o anónima mediante el formulario al pie de página. En caso de que la persona informante facilite sus datos de contacto, be artsy garantizará la confidencialidad de su identidad durante todo el procedimiento.
Si una persona desea realizar la comunicación por otra vía o solicitar una reunión presencial, podrá pedirlo a través del mismo correo electrónico. La entidad valorará la forma más adecuada de atender la solicitud, garantizando siempre la confidencialidad y la protección de las personas implicadas.
- Contenido de la comunicación
Para facilitar la valoración de los hechos, se recomienda que la comunicación incluya, siempre que sea posible:
- Descripción clara de los hechos.
- Fecha o periodo aproximado en que ocurrieron.
- Lugar o proyecto afectado.
- Personas o áreas implicadas, si se conocen.
- Documentación o pruebas disponibles.
- Datos de contacto, si la persona desea recibir comunicaciones sobre el procedimiento.
La falta de alguno de estos datos no impedirá la recepción de la denuncia, siempre que existan elementos suficientes para realizar una valoración inicial.
- Persona responsable del canal
La Junta Directiva de be artsy designará a una persona responsable del Canal de Denuncias y, cuando sea posible, a una persona suplente.
La persona responsable deberá actuar con independencia, confidencialidad, imparcialidad y ausencia de conflicto de interés.
Si la denuncia afecta a la persona responsable del canal, a la Presidencia o a cualquier miembro de la Junta Directiva, la comunicación será gestionada por otra persona de la Junta no implicada o, si fuera necesario, por una persona externa designada para garantizar la imparcialidad del procedimiento.
- Recepción y acuse de recibo
Una vez recibida la comunicación, se registrará de forma confidencial y se asignará un número de expediente interno.
Cuando la persona informante haya facilitado un medio de contacto, be artsy enviará acuse de recibo en un plazo máximo de 7 días naturales desde la recepción de la denuncia, salvo que ello pueda comprometer la confidencialidad de la comunicación.
- Análisis inicial
La persona responsable del canal realizará una valoración inicial para determinar si los hechos comunicados entran dentro del ámbito de este protocolo.
Tras esta revisión, la denuncia podrá ser:
- Admitida a trámite, si existen indicios suficientes para iniciar una revisión interna.
- Archivada, si los hechos carecen de fundamento, no guardan relación con la actividad de be artsy o no constituyen una posible irregularidad.
- Derivada a otro canal interno, si se trata de una consulta, sugerencia o queja ordinaria.
- Trasladada a las autoridades competentes, si los hechos pudieran ser constitutivos de delito o requerir intervención externa.
Siempre que sea posible, se informará a la persona comunicante sobre la admisión, archivo o derivación de la denuncia.
- Investigación interna
Cuando la denuncia sea admitida a trámite, se abrirá una fase de revisión interna para esclarecer los hechos.
Durante esta fase, be artsy podrá:
- Solicitar información adicional a la persona informante.
- Revisar documentación interna.
- Entrevistar a personas relacionadas con los hechos.
- Solicitar apoyo externo cuando la naturaleza del caso lo requiera.
- Adoptar medidas preventivas para proteger a las personas afectadas o preservar la integridad del proceso.
La investigación se realizará respetando la presunción de inocencia, el derecho de defensa, la confidencialidad y la protección de todas las personas implicadas.
- Resolución
Finalizada la revisión, la persona responsable del canal elaborará una propuesta de resolución que podrá incluir:
- Archivo del expediente.
- Adopción de medidas correctoras internas.
- Revisión de procedimientos o protocolos.
- Comunicación a la Junta Directiva.
- Traslado a las autoridades competentes, si procede.
- Cualquier otra medida proporcionada a la gravedad de los hechos.
El plazo máximo para finalizar el procedimiento será de 3 meses desde la recepción de la denuncia o desde el acuse de recibo. En casos especialmente complejos, este plazo podrá ampliarse de forma justificada.
- Confidencialidad y protección de la persona informante
be artsy garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona informante, de las personas afectadas y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación.
La información recibida solo será accesible para las personas estrictamente necesarias para la tramitación del expediente.
be artsy no tolerará ningún tipo de represalia, amenaza, trato desfavorable o consecuencia negativa contra una persona que haya presentado una denuncia de buena fe.
- Protección de datos personales
Los datos personales tratados en el marco del Canal de Denuncias serán utilizados exclusivamente para la recepción, análisis, investigación y resolución de las comunicaciones recibidas.
be artsy aplicará las medidas necesarias para garantizar la seguridad, confidencialidad y acceso restringido a la información.
Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para tramitar la denuncia y cumplir con las obligaciones legales aplicables.
- Denuncias de mala fe
El canal debe utilizarse de forma responsable. Las denuncias realizadas de mala fe, con conocimiento de su falsedad o con la finalidad de perjudicar a otra persona, podrán dar lugar a las medidas internas que correspondan.
No se considerará denuncia de mala fe aquella comunicación que, aun no pudiendo ser probada, haya sido presentada con una preocupación legítima y de forma honesta.
- Publicación y revisión del protocolo
Este protocolo estará disponible en la página web de be artsy, en un apartado visible y fácilmente accesible.
La Junta Directiva revisará el protocolo periódicamente y siempre que se produzcan cambios normativos, organizativos o de funcionamiento que hagan necesaria su actualización.